Digitale Unterstützung

Einsatz von Robotic-Process-Automation schreitet voran

Robotic-Process-Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben. In Hamburg unterstützen aktuell 50 Software-Roboter - sogenannte Bots - die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung.

Inzwischen werden bereits Tätigkeiten im Gegenwert von insgesamt über 130.000 Arbeitsstunden automatisiert erledigt.

Dabei folgen die RPA-Bots strikten Wenn- Dann-Regeln. Auf diese Weise werden Prozesse automatisiert, die bislang händisch in verschiedensten IT-Systemen ausgeführt werden mussten. So gewinnen die Beschäftigten in der Hamburger Verwaltung Zeit für andere Aufgaben. In weiteren Fällen federt RPA steigende Fallzahlen ab, für die sonst zusätzliche Stellen zunächst geschaffen und besetzt werden müssten.

Ein Beispiel für die damit verbundene Arbeitserleichterung: Im Zuge der Einmalzahlung der Energiepauschale an Studentinnen und Studenten fielen rund 100.000 Dokumente an, die entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden müssen. Beschäftigte der Stadt hätte es pro Fall schätzungsweise zwei Minuten gekostet, die Unterlagen manuell in der elektronischen Akte abzulegen. Kurzfristig wäre diese Aufgabe mit dem bestehenden Personal nicht händisch durchzuführen gewesen. Stattdessen haben RPA-Bots die Dokumente automatisiert in die e-Akte abgelegt.

Für die Hamburger Verwaltung werden laufend weitere Automatisierungsbedarfe umgesetzt. Ein Fokus liegt auf modularen Bots, die in mehreren Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen können. Sei es die erwähnte Ablage von Unterlagen in der e-Akte oder die automatisierte Abfrage im Melderegister als Vorbereitung einer fachspezifischen Antragsprüfung - vieles läuft in den einzelnen Behörden gleich ab. Einmal entwickelte RPA-Module können so kostengünstig wiederverwendet werden.

Neben wiederverwendbaren Bots solcher Art werden aber auch weiterhin fachspezifische, individuelle Automatisierungen entwickelt. Perspektivisch lassen sich weitere Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Low Code mit RPA kombinieren. Solche Kombinationen können dann zusätzliche Synergien schaffen.

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